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案例：總經(jīng)理助理為何成了擺設

2007-05-16 來源：責任編輯：喬木瀏覽數(shù)：16714次手機訪問：集成吊頂在線

王新是北京某經(jīng)貿(mào)管理干部學院的教師，是學院口才較好的難得的幾位教師之一。他主講管理學和市場營銷基礎課程，平時偶爾也替企業(yè)做些咨詢，還寫了幾本書。常常有人夸他并建議說：“你的口才好、能力強，懂經(jīng)營、知管理，何必窩在學校里紙上談兵呢?不如下海練練!”王新覺得他們的話也蠻有道理。一次，他在《北京青年報》上看到有一家藍星電子公司招聘總經(jīng)理助理，便前去應聘。憑著出眾的口才，該電子公司的總經(jīng)理趙平看中了他，而且對他寄予了很大的期望。趙平對王新說：“我平時市場業(yè)務很忙，常常不在家，家中的事，就請你多擔待了?！蓖跣萝P躇滿志地回答：“您放心吧。”

王新干了2個月后，私下承認他的工作有一種強烈的沮喪感。藍星電子公司是一家新成立的有限責任公司，員工不到20人。公司總經(jīng)理兼董事長趙平是原香港某電子集團深圳分公司的總經(jīng)理，后離職來到北京和兩個老戰(zhàn)友共同出資成立了藍星公司。趙平在深圳分公司的原班重要成員，一個推銷員、一個資深工程師及采購員小李和秘書小王也同時加盟了藍星公司，他們已追隨趙平多年，曾是趙平在深圳時親手招聘和培養(yǎng)的。趙平是一個有市場工程師背景的人，酷愛技術，他深知自己缺乏專業(yè)的管理技能和經(jīng)驗，多次在公開場合表示：要讓賢，一旦找到了合適的總經(jīng)理人選，他將辭去總經(jīng)理職務，做個董事長，專注于市場銷售，做個逍遙者。趙平選聘總經(jīng)理助理是希望他有朝一日能接班。

王新上班的第一天，趙平出差在外，是辦公室主任馬芳接待了他。她將王新介紹給大家后，同事們都表示很高興與他一起工作。一位同事說：“您有學問，我們一定能在您那里學到很多有用的知識。”另一位說：“這里早該有一個總經(jīng)理助理了，如果有您在這里坐鎮(zhèn)，我們就不必為30~50元的報銷等總經(jīng)理回來簽字了?！蔽┯忻貢⊥跻谎圆话l(fā)，似乎在忙著什么。

王新開始熟悉周圍的環(huán)境。他與辦公室主任馬芳、秘書小王、出納老張、會計小劉和采購員小李安排在一間辦公室。他發(fā)現(xiàn)辦公室主任馬芳的主要工作是負責制定行政管理條例、人員招聘、車輛管理、辦公文具的采購和分配、公司文件管理、固定資產(chǎn)管理及與外界的公關。秘書小王的工作是打字、接客戶電話、整理市場文件和合同、為銷售員準備銷售輔助工具，有時還直接參與銷售。采購員小李的工作是采購公司的固定資產(chǎn)和工程用設備及元器件并安排運送。王新開始琢磨自己的工作是什么以及如何融入這個新的集體。

他首先與在外地的趙總通了電話，主動了解趙總對他的工作安排及期望。趙平說：“你先熟悉熟悉環(huán)境、了解一下情況，具體等我回來后再說?！蓖跣掳凑遮w總的指示，對每個人的工作和他們的個性進行了觀察，并試圖與他們建立良好關系。他感到這里管理很混亂，譬如：

1. 沒有考勤。馬芳解釋說：趙總認為沒有必要打考勤，公司現(xiàn)在的業(yè)務不穩(wěn)定，忙起來忙死，經(jīng)常出差和加班加點，閑起來可能幾天沒事，所以干脆取消考勤，也不給加班工資。對那些加班實在太多的員工，年終一并在獎金中體現(xiàn)。但王新發(fā)現(xiàn)公司并沒有加班記錄。

2. 存在明顯的管理漏洞。公司不設倉庫及倉庫管理員，采購員兼?zhèn)}庫管理員。據(jù)說，這可以加速周轉和節(jié)省人力。

3. 沒有基本的報表和單據(jù)聯(lián)絡體系。

4. 會計完全是流水賬，沒有按產(chǎn)品項目進行成本核算。

5. 各部門沒有明確的工作職責、目標和工作程序。

6. 公司員工明目張膽地打私人電話，在辦公室隨意聊天，上班吃零食，工作時間出門不作任何交代。

王新試圖讓大家認識到公司如此下去，是難以成氣候的。經(jīng)過努力，王新發(fā)現(xiàn)與以小王、小李為首的“深圳幫”溝通很困難，他們號稱是跟隨趙總打天下的功臣，卻在公司表現(xiàn)最差。王新暗下決心，要對公司進行徹底的整治。從什么地方下手呢?他想應該先設計一套管理方案，然后再爭取得到趙總的支持，予以推動。

王新到公司來快10天了，趙總還沒有回來，據(jù)說不返回北京又直接到另外一個地方去了。有時見小王、小李忙忙叨叨，好像是趙總在電話里指揮著她們。當王新詢問她們的工作和外出干什么時，她們愛理不理。有一次，小李甚至不客氣地對王新說：“我干什么，你去問趙平呀！”后來，王新了解到公司成立快一年了，趙平在北京的時間加起來不到一個半月，他對公司的業(yè)務實行電話遙控。會計小劉來公司已經(jīng)快5個月了，他說僅見過趙總兩次，一次是在招聘面試時，另一次也是匆匆一面。據(jù)說趙總經(jīng)常是帶著發(fā)票本滿天飛，公司的生意好得很。

不久，王新聽到公司內(nèi)謠傳他要拿小王“開刀”，建議趙總開了她。王新覺得不能再等待了，于是他趕到外地找到了還在忙碌的趙總，要求授權整頓公司，并匯報了公司員工的種種表現(xiàn)，提出了管理改革的方案。他建議：

1. 將員工的工作出勤記錄建檔，包括遲到時間、早退時間、病事假和加班天數(shù)?？蓵簳r不與工資、獎金掛鉤，但他堅持認為，不做此基本記錄是對按時出勤或加班員工的不公平，會挫傷他們的積極性。

2. 建立一個基本的組織框架，合理安排人員的分工，確定各自的目標、職責和擁有的權力，制訂獎罰措施。

3. 建立正確的工作流程和嚴肅的工作秩序。

趙平看著焦急的王新，不知可否授權于他。心里想：將權力授給他，會不會捅出亂子?該給他些什么權力呢?畢竟，趙平對王新還很缺乏了解!于是他安慰王新說：“別著急，慢慢來，等我有時間了，我們一道來抓管理。我現(xiàn)在得顧市場，你想，如果市場丟了，效益不好，我也請不起你啊!”

王新一無所獲地返回了北京。第二天，一切照舊。眼看快5月1日了，辦公室熱鬧得很，大家商量著如何過“五•一”節(jié)。突然，小王沖著王新說：“王助理，您是不是該向公司建議‘五•一’節(jié)出去春游或發(fā)些東西呀?”王新心想：“五•一”節(jié)趙平和幾個工程師還在外邊辛苦，回不來，如何好意思向趙總開這個口呢?他正在猶豫，這時，小王又開腔了，“您不為大家謀福利，以后叫我們怎么擁戴您啊?”王新下意識地用手摸了摸電話，又將手縮了回來：“不妥!”他心中不免感慨：“管理理論是一回事，推動管理理論進入實踐又是另一回事!”

問題

1. 請運用所學知識，對該公司的職權關系進行分析，指出產(chǎn)生問題的原因。

2. 您認為按藍星公司和趙總目前的狀況，公司是不是真的需要一個總經(jīng)理助理 ? 趙平應該如何用好王新 ?

3. 鑒于公司的現(xiàn)狀，您認為趙平應擔當起怎樣的角色 ? 他應如何進入角色 ?

4. 小王向王新提議，要他向公司建議“五•一”節(jié)出去春游或發(fā)東西，這顯然是在將王新的軍。如果您是王新，您會怎么做 ? 為什么這樣做 ?

開始一定要，先了解老板到底請這個助理來干什么

1、老板需要好的管理人員來管家。（其實已經(jīng)可以看出老板心里也知道自己沒有時間管理，也需要好的管理人員；但是切記不要把老板當作什么都不懂，否則老板創(chuàng)業(yè)到這個程度也不是白搭的）

2、需要什么管理

×首先有助于公司業(yè)務發(fā)展，最現(xiàn)實的問題

×其次團結所有員工，而不是打小報告。老板肯定更加了解每個員工的能力和優(yōu)點。老板肯定也要考慮之前一同闖江山的員工。而不是找個助理來，給他捅簍子的。否則老板根本不敢授權。

×最后才是規(guī)范規(guī)章制度的長期建立

給王新的建議：

×大致了解公司業(yè)務發(fā)展所需的支持，根據(jù)業(yè)務所需，從公司內(nèi)部管理來看，制定切實能夠幫助業(yè)務發(fā)展的方案（但是不要開人）給老板。這是老板最看重的。我倒是覺得建立簡單有效的倉庫管理和財務報表方案，老板應該會認可得。

×了解公司每個員工的具體情況，通過建立相互信任。而不是簡單的所謂謀“福利”。還有就是讓大家看到王新的真實才干，大家才會佩服他。大家也會在老板面前說王新的好話。員工管理不僅僅是老板的授權，也是自己的領導能力體現(xiàn)。單純靠權威管理，也是管不好的。

×給員工和老板樹立觀念“規(guī)范的工作工具可以提升巨大效率和業(yè)績”。很多小公司，因為創(chuàng)業(yè)之處，對很多工具使用（其實管理規(guī)范就是工具）不是很重視。因為他們認為過去不懂都可以過來，只要讓大家看到使用工具的好處。大家都不會反對的。而且習慣是要培養(yǎng)的，及時老板答應建立規(guī)章制度了，沒有習慣也是無法達到的。

總之，王新應該樹立起低調，作實事的想法。踏實建立起自己的管理威信，而不是單純指望老板的權威。

來源：《牛津管理評論》